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Digitale Innovation

Ideenmanagement Software - Vorteile und Grenzen

24.02.2015
Auch mit der besten Ideenmanagement Software müssen Ideen irgendwann per Hand umgesetzt werden.
Startup Stock Photos @flickr (CC) http://bit.ly/2pxxM3A

Ideenmanagement online zu organisieren stößt noch vielerorts auf Skepsis. Diese Erfahrung machen wir immer wieder bei Kundengesprächen. Wie können Ideen wirklich online entwickelt werden, wenn doch der persönliche, kreative Austausch so förderlich ist? Kommen wirklich alle Perspektiven bei einem Workshop zu Wort? Ist die nötige Kompetenz im Raum versammelt? Kann das nicht über Ideenmanagement Software laufen? Wir versuchen in diesem Artikel unsere Erfahrungen zusammenzufassen, die die Herausforderungen und Chancen von Online und Offline Ideenmanagement in Unternehmen darstellen. Schon mal ein kleiner Hinweis vorab: Die Kombination von beidem ist ideal.

Doch zuallererst eine kleine Definition von Ideenmanagement:

Ideenmanagement ist der Versuch das kreative Potenzial von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation systematisch zu nutzen. Gute Ideen und Verbesserung abzufragen, aber auch Räume (Systeme) für Wissensaustausch und das gemeinsame Lernen aufzubauen. Ideenmanagement kann als Prozess gesehen werden bei dem versucht wird möglichst viele neue Ideen zu fördern und diese systematisch weiter zu entwickeln, so dass am Ende daraus wirkungsvolle Produkte entstehen.

Beispiele Ideenmanagement:

Vorteile eines internetgestützten Ideenmanagements

Beteiligung ohne Zeit- und Ortsbeschränkung In einem mehrwöchigen Ideenwettbewerb über das Internet erreicht man einen viel größeren Personenkreis. Es ist schon ein Glücksfall, wenn alle Beteiligten an einem Tag zu einem Treffen zusammenkommen. Irgendwer wird einen Workshop immer verpassen. Über das Internet, in einem mehrwöchigen Prozess, können sich alle beteiligen. Es gibt keine Orts- und Zeitbeschränkung und auch keine Ausreden. In einem Workshop haben Sie immer ein Problem, viel Austausch und Feedback in kurzer Zeit zu organisieren. Online können Beteiligte sich immer wieder neu engagieren und Ideen reifen Schritt für Schritt. Siehe hierzu auch folgenden Artikel: "10 Gründe warum Open Innovation oft scheitert".

Der Sachverstand der Introvertierten
In einem Workshop kommt meist nur ein Teil der Teilnehmer zu Wort, die aktiv in die Diskussion einsteigen und sich auch sonst in Gruppengesprächen beteiligen. Doch das kann oft nur eine Minderheit sein. Gerade introvertierte Menschen, die grandiose Ideen haben können, möchten sich vielleicht nicht beteiligen und halten sich in einer solchen Gruppensituation oft zurück. In einem Online-Prozess gibt es unbeschränkt Raum und viel Zeit, sich zu beteiligen. Hier zählt der geschriebene Sachverstand. Dadurch kommt es immer wieder zu Überraschungen, wenn zum Beispiel eine Sekretärin den Fachexperten eine kritische Frage stellt oder Ideen von Personen kommen, die dafür gar nicht "zuständig sind". Online können der soziale Druck und die Barriere zur Beteiligung niedriger sein.

Qualität der Ideen
Der Anstoß zu einer Idee kommt oft von einer Person (link - network conclusion), doch Ideen reifen erst im Austausch mit Vielen zu etwas konkret Realistischem, was sich umsetzen lässt.

"Das ist nicht die Weisheit der Vielen, sondern die Weisheit eines Einzelnen in der Gemeinschaft. Es ist nicht, dass das Netzwerk selbst intelligent ist, aber die Individuen werden intelligenter durch das Netzwerk.” Steven Johnson: Where Good Ideas Come From: The Natural History of Innovation by (frei übersetzt)

Dafür braucht es aber möglichst unterschiedliche Perspektiven, die oft nicht ausreichend vorhanden sind im eigenen Team, der Abteilung oder sogar der Organisation. Hier eine Außenperspektive einzubringen, kann Ideen einen regelrechten Schub bringen. Sachverstand von einem Kollegen in einer anderen Abteilung, die bereits ein ähnliches Problem hatten, oder der Partner in einer anderen Firma, der viel mehr Expertise zu dem Problem aufweist.

Vielfalt der Ideen
Im klassischen Brainstorming Prozess bei einem Workshop können Sie viele Ideen sammeln, aber das ist immer nur eine Momentaufnahme und hängt stark von der jeweiligen Situation und Motivation der Beteiligten ab. Online können Sie in einem mehrwöchigen Prozess viel mehr Ideen sammeln, die sich auch gegenseitig „anstecken“. Ganz einfach formuliert: Man kann über eine Idee schlafen. Ein Online Ideenprozess ist wie eine gemeinsame, mehrwöchige Entdeckungsreise. Hier wird ein Netzwerk der Ideen (Wissensmanagement) gesponnen. Kleiner Tipp: Auch online bewährt sich eine Zeitbeschränkung, denn eine monatelange Ideensammlung kann viel Energie nehmen, wenn es nicht irgendwann auch an die Umsetzung geht.

"When the flow of ideas incorporates a constant stream of outside ideas as well, then the individuals in the community make better decisions than they could on their own. Diversity of viewpoint and experience is an important success factor when harvesting innovative ideas. Alex Pentland

Transparenz gegen Widerstände
Über das Internet kann der gesamte Ideenprozess dokumentiert werden und ist jederzeit für alle einsehbar. Hier haben wirklich alle Teilnehmer eine Chance auf Feedback. Denn jede Innovation geht auch mit Widerstand einher. Was eine Gruppe als großartige Veränderung sieht, empfinden andere vielleicht sogar als „Bedrohung“. In einem beteiligungsorientierten Ideenmanagement kann man früh Widerstände auflösen und Spannungen offen austragen. Nach unserer Erfahrungen funktioniert das auch online sehr konstruktiv und über Ideenmanagement Software können diese ganzen Diskussionen transparent abgebildet werden.

Vogelperspektive auf den Innovationsgrad der Organisation
In einem Online-Prozess können Sie sehr gut messen, wie es um den Innovationsgrad Ihrer Organisation steht. Sie sehen die Intensität der Beteiligung, wie viele unterschiedliche Perspektiven (Diversity) dargestellt werden und wie übergreifend Innovation erfolgt. Zum Beispiel nutzen wir bei WE THINQ die soziale Netzwerkanalyse, sodass man von der Vogelperspektive sehr gut sehen kann, wie vernetzt ihre Organisation arbeitet oder eher in der eigenen Struktur Team gearbeitet wird. Siehe hierzu auch unseren Artikel: "Wie man offene Innovation evaluiert" Eine solche datengestützte Analyse-Perspektive ist nur durch Ideenmanagement Software möglich.

"Der Blick auf Netzwerkstrukturen fördert nicht nur die Entwicklung und Ausbreitung von Ideen. Er kann aber auch enthüllen, welche Bedingungen Innovationsprozesse fördern." Nina Kolleck: Social network analysis in innovation research: using a mixed methods approach to analyze social innovations (frei übersetzt)

Ideen bewerten
Über das Internet können Sie viel einfacher Ideen evaluieren. Durch eine intelligente Auswahl von Bewertungskriterien werden Ideen von einer viel größeren Gruppe beurteilt. Zum Beispiel ob eine Idee kurzfristig umsetzbar ist, nachhaltig verankert werden kann, oder überhaupt finanzierbar ist. Anonyme Bewertungen, adressiert an eine große Community, ergeben einen hilfreichen Filter, so dass nur die wirklich guten Ideen in die Endauswahl kommen.

Die Grenzen von Ideenmanagement Software

Testen und Prototyping
Online kann man sehr gut Ideen diskutieren und nach unterschiedlichen Kriterien „auseinandernehmen“, aber es ist schwierig, hier einer Idee praktisch umzusetzen. Auch gute Ideen müssen getestet werden und sich bewähren. Hier wirken Prototypen oft Wunder, wenn eine erste gebastelte Lösung offenbart, dass man im Team teilweise andere Vorstellungen von der Realisierung hatte. Oder erste Probanden völlig andere Reaktion zeigen, als man diese antizipiert hatte.

Spannungen auflösen
Wir erleben beim Dialog fast ausschließlich konstruktive Beiträge und oft eine enthusiastische Stimmung. Kein Wunder, hier werden Menschen nach Ihren Ideen und Feedback gefragt. Intrinsische Motivation in Reinstform, der keine Sondervergütung das Wasser reichen kann. Doch gerade in der Umsetzung der Konsequenzen von Ideen kann es auch Konflikte geben. Innovationen beinhalten Veränderungen und das kann Spannungen erzeugen, die man nicht immer über das Internet, in der Diskussion, lösen kann. Hier kann es von Nachteil sein, wenn Sie online Konflikte haben, die in einem Workshop einfacher aufgelöst werden könnten.

Bekenntnis zur Umsetzung
Wenn eine Führungskraft vor versammelter Mannschaft ankündigt, dass Ideen wirklich umgesetzt werden, dann ist das ein Versprechen, das motiviert. Die "Beschwörung" des Teamgeists lässt sich ganz anders im direkten Austausch vermitteln. Das geht online nur über ein geschicktes "Storytelling" mit hohem Engagement der Führungskräfte. Wir empfehlen deshalb auch eine Auftaktveranstaltung. Am besten mit Video Aufzeichnung, so dass alle Teilnehmer das noch einmal sehen können.

Atmosphäre
Keine Frage, ein kreativer Workshop mit viel Energie bei allen Teilnehmern, wo mit Enthusiasmus an Ideen gearbeitet wird, ist nicht einfach online zu erreichen. Wir sehen in unseren Ideen-Prozessen immer wieder sehr viel Enthusiasmus, gerade wenn Sie die Zugriffe in den letzten Stunden eines Countdowns sehen. Da wird an allen Enden aufgeregt diskutiert, doch die Atmosphäre kommt nicht an die einen energiegeladen Ideen-Workshop heran.

Software
Ideenmanagement Software ist in der Regel für Firmen und Organisationen ausgelegt, die viele spezielle Anforderungen mit sich bringen. Daher sind solche Plattformen und Anbieter auch nicht kostenlos und selten als Open Source Software Version verfügbar. Mit einer Plattform alleine ist es jedoch nicht getan. Zentral ist hier die Einbettung einer Ideenmanagement Software in die Innovationsstrategie des Unternehmens. Zudem verlangt eine langfristige erfolgreiche online Beteiligung eine geschickte Mobilisierung.

Kombination von Online und Offline

Unsere Erfahrungen zeigen oft, dass eine Kombination von Online und Offline Ideenmanagement sehr effektiv ist. Zum Beispiel wenn Nesta für ihren Dynamic Demand Challenge Price europaweit nach Lösungen zum Energiesparen in Haushalten ausruft. Nesta nutzte unsere Ideenmanagement Software WE THINQ, wodurch eine ganz andere Art der Mobilisierung erreicht wurde. Aber nach der eingehenden Analyse und Auswahl von den besten Ideen, wurden die Initiatoren auf ein Hackday-Wochenende eingeladen um zusammenzuarbeiten und an der Umsetzung zu feilen. Mobilisierung und erstes Feedback und Kollaboration über das Internet und dann die Umsetzung in Workshops, wobei der Prozess aber immer wieder zurück im Internet gespiegelt wurde.

Wollen Sie mehr wissen, wie sie einfach mit Ideenmanagement in Ihrer Organisation anfangen? Wir helfen Ihnen einen solchen Prozess zu konzipieren, wo Sie Schritt für Schritt Ideenmanagement erlernen und für Ihre Firma anpassen.

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